zaangażowanego zespołu, w którym poszczególne osoby o odpowiednich kwalifikacjach medycznych wspierają się wzajemnie i wykorzystują optymalnie swoje umiejętności i kompetencje; 

nadążania za aktualizowaną wiedzą medyczną;  

wykorzystywania dostępnych narzędzi i rozwiązań do automatyzacji procesów, które mogą być uproszczone. 

Kwadrat I: PILNE I WAŻNE  

Jakie czynności tutaj się znajdują? 

Czy wszystkie z nich wymagają natychmiastowego działania? A może niektóre z nich mogą być wykonane w innym czasie?  

Czy któreś z aktywności wynikają z braku wcześniejszego planowania lub z odwlekania w nieskończoność czegoś, co mogło być zrobione wcześniej, zanim zrobiło się „pilne i ważne”?  

Czy liczba zadań, które znajdują się w tym kwadracie, realnie mieści się w godzinach pracy?  

Kwadrat II: NIE PILNE, ale WAŻNE  

Ile czasu przeznaczasz Ty i/lub Twój zespół na planowanie i organizowanie zadań usprawniających pracę i wpływających pozytywnie na jakość obsługi pacjenta? 

Kiedy i ile czasu inwestujesz w rozwój kompetencji własnych i zespołu?  

Kwadrat III: PILNE i NIEWAŻNE  

Czy te czynności są na pewno w zakresie tylko Twojej odpowiedzialności i Twoich umiejętności? 

Na ile przeszkadzają Ci one w realizacji ważnych i pilnych zadań – odrywając Cię od nich i wytrącając z rytmu? Już dawno udowodniono, że wielozadaniowość zmniejsza efektywność, wydłuża czas realizacji zadań, zwiększa liczbę potencjalnych błędów i może prowadzić do wzrostu poziomu stresu i wypalenia.   

Kwadrat IV: NIEPILNE i NIEWAŻNE  

Które z tych aktywności są stratą czasu?  

Deleguj: zespół to nie samotność. Proś o pomoc, zlecaj zadania. Zorganizuj pracę tak, żeby każdy wykonywał tylko (lub w większości) te zadania, których nie może zrobić nikt inny; wszystko po to, żeby budować dookoła pacjenta zespół profesjonalistów wspierających się w dostarczaniu wysokiej jakości kompleksowej opieki i wsparcia.  

Automatyzuj, co się da: używaj gotowych szablonów w dokumentacji do edukacji pacjenta. Ustaw przypomnienia i alerty, które pomogą zarządzać zadaniami ważnymi i pilnymi w sposób, nad którym masz kontrolę.  

Dbaj o regenerację: w trakcie wytężonej pracy i między sytuacjami kryzysowymi. Krótki reset mentalny, nawet dwuminutowa przerwa, pozwala obniżyć poziom napięcia i stresu.  

Badania profilaktyczne lub realizację programów profilaktycznych pacjentów z chorobami przewlekłymi.  

Realizację aktywności edukacyjnych dla pacjentów (np. w zakresie zachowań prozdrowotnych lub przyjmowania leków.  

Wdrażanie nowego rozwiązania informatycznego usprawniającego pracę.  

Zapalanuj czas na efektywne planowanie, wpisz go do kalendarza, np. „czas na planowanie strategiczne” (10 – 15 minut/dziennie).  

Działaj małymi krokami. Jeśli nie masz możliwości poświęcić całej godziny, poświęć regularnie 15 min każdego dnia na np. przeczytanie nowego standardu czy aktualizację formularza.  

Ustal w zespole rytuały – powtarzalność pozwala na uniknięcie chaosu. Wspólne, regularne, krótkie odprawy z określoną tematyką (np. „wtorki z wiedzą” lub „kwiecień ze zdarzeniami medycznymi” mogą wpłynąć pozytywnie na cały zespół, koncentrując uwagę jego członków w ramach jednego uznanego za priorytet zagadnienia.  

Przypisz zadania innym – nie wszystkie zadnia trzeba wykonywać samodzielnie. W zespołach medycznych w obrębie POZ lub poza nim znajdują się osoby o kompetencjach, które pozwalają na przejęcie części zadań i obowiązków. Osoby pracujące w rejestracji, pielęgniarki czy farmaceuci to profesjonaliści, którzy mogą przejąć część obowiązków i nie tylko pomóc w optymalizacji czasu, ale również poprawić jakość opieki nad pacjentem. 

Blokowanie czasowe zadań – nie wszystko wymaga Twojego odrywania się od ważnych zadań. Można określić i zapisać w kalendarzu dziennym czas przeznaczony na stopniową ich realizację.  

Wydziel czas na tzw. „przeszkadzacze” – w pracy, oprócz codziennych zadań, relacje i nieformalne kontakty są również bardzo istotne. Wydzielenie na nie przestrzeni w kalendarzu pozwala ten czas lepiej kontrolować.  

Eliminuj – jeśli to, co robisz Ty lub Twój zespół, nie wnosi żadnej wartości do podnoszenia jakości pracy, współpracy lub opieki nad pacjentem.  

Odkładaj – wyznacz „blok czasu”, np. raz w tygodniu lub raz w miesiącu na krótkie określone w czasie „porządki” poza godzinami przyjęć pacjentów.  

Blokuj –  wszelkiego rodzaju powiadomienia z kanałów informacyjnych, które nie mają wpływu na jakość opieki nad pacjentem, wyznacz czas na przegląd uzupełnienie sygnalizowanych alarmami informacji w czasie poza godzinami przyjęć pacjentów.