Jak odzyskać czas w realiach POZ?

Codzienna praktyka w podstawowej opiece zdrowotnej (POZ) stawia przed personelem medycznym coraz większe wyzwania organizacyjne. Przeciążenie obowiązkami, ilością dokumentacji oraz nagłymi sytuacjami klinicznymi utrudnia efektywne planowanie działań i zwiększa ryzyko wypalania zawodowego. 

Czasu nie da się zatrzymać ani rozciągnąć. Każdy ma go tyle samo. Kluczowe jest świadome podejmowanie decyzji dotyczących priorytetów, planowania oraz delegowania zadań. 

Dlaczego zarządzanie czasem w POZ jest tak ważne? 

Efektywne zarządzanie sobą w czasie przynosi realne korzyści: 

  • Pomaga ograniczyć stres i napięcie związane z natłokiem zadań. 

  • Ma wpływ na zwiększenie codziennej efektywności. 

  • Pozwala na lepsze zorganizowanie pracy zespołu i wykorzystanie jego kompetencji. 

  • Umożliwia realizację planów związane z własnym rozwojem zawodowym. 

Personel medyczny obecnie zajmuje się coraz większą liczbą pacjentów z coraz bardziej złożonymi wyzwaniami zdrowotnymi, mają do czynienia z większą ilością dokumentów administracyjnych i są łatwiej dostępni za pośrednictwem e-maila, telefonów komórkowych, a to ma duży wpływ na przeciążenie i narastający chaos informacyjny. i 

Jak odzyskać kontrolę nad czasem? 

Nie istnieje jeden uniwersalny sposób. Każdy potrzebuje indywidualnego podejścia dopasowanego do nawyków, wartości, aspiracji i charakteru pracy. 

W realiach Ochrony Zdrowia w Polsce jest wiele wyzwań i sytuacji, które wpływają na nasze indywidulane poczucie dobrostanu. Biorąc od uwagę niedociągnięcia systemowe, ta osobista umiejętność priorytetyzacji zadań i szukania rozwiązań może przyczynić się nie tylko do poprawy indywidualnego komfortu, ale może być bodźcem do optymalizacji organizacji pracy w placówce lub zespole. 

Dlatego w tym i kolejnych artykułach z cyklu „Jak odzyskać czas?” podpowiadam konkretne metody i narzędzia pomagające lepiej zarządzać sobą w czasie. 

Matryca Eisenhowera – skuteczne planowanie zadań 

Czym jest matryca Eisenhowera? 

To dobrze znane, proste i sprawdzone narzędzie do ustalania priorytetów. 

Matryca Eisenhowera jest szczególnie przydatna przy podejmowaniu decyzji dotyczących podejmowanych aktywności w zależności od pilności i ważności ich realizacji w ciągu danego dnia. 

Zadania dzieli się na cztery grupy: 

Dzięki zastosowaniu tej metody możliwe jest ograniczenie „gaszenia pożarów” i przesunięcie zasobów, uwagi i energii na planowane lub strategicznie ważne działania.  
  

Jak korzystać z tego narzędzia?   

Etap 1 - Audyt aktywności i diagnoza sytuacji   

Podobnie jak w medycynie, diagnoza to początek wszelkich działań.  

  1. Które zadania musisz zrobić osobiście? (Kategoria A)   

Zadania, których nie da się delegować ze względu na kompetencje zawodowe lub charakter kliniczny. Na przykład:  

  • Przeprowadzenie wizyty lekarskiej lub badania fizykalnego   

  • Decyzja o postępowaniu diagnostyczno -terapeutycznym   

  • Konsultacja pacjenta z objawami alarmowymi lub ostrymi   

Warto się upewnić, że tylko niezbędne czynności trafia do tej kategorii.   
  

  1. Które zadania mogę lub powinienem przekazać innym? (Kategoria B)   

Zadania, które mogą być wykonane przez pielęgniarkę, innego lekarza, rejestratorkę lub inny personel wspierający, takie jak:  

  • Przekazywanie szczegółowych zaleceń dotyczących stosowania leków   

  • Wstępny pomiar parametrów życiowych   

  • Edukacja pacjenta w zakresie obsługi inhalatora, diety lub ćwiczeń   

  • Drukowanie i skanowanie zaświadczeń, skierowań   

  • Obsługa systemów e-WUŚ, e-recepty, e-ZUS (zgodnie z uprawnieniami)  

  

Ocena, kto w zespole ma umiejętności, kompetencje lub uprawnienia, które pozwolą na rozłożenie pracy w zespole to jeden z ważniejszych elementów optymalnej pracy w zespole interdyscyplinarnym.  

  

  1. Które zadania są efektem odwlekania? (znajdują się w kategorii A mogłyby być w C lub B)   

To czynności, które stają się pilne, ponieważ wcześniej je zaniedbano lub odkładano. Najczęściej bywa to:  

  • Przekładanie wielokrotnie spotkań zespołu   

  • Niezaplanowane działania administracyjne, których termin właśnie jutro upływa lub nawet upłynął  

  • Przygotowanie do zaplanowanej kontroli zostawione na ostatnią chwilę  

Rozpoznanie takich sytuacji i odpowiednie reagowanie, może zapobiec sytuacji ciągłego „gaszenia pożarów”.  

  

  1. Które aktywności są nieefektywne lub zbędne? (kategoria D)   

Zadania, które pochłaniają czas, a nie wnoszą wartości:  

  • Długie nieformalne rozmowy   

  • Sprawdzanie korespondencji w ePUAP co 15 min bez ustawienia alertu   

  • Odpowiadanie na e-maile lub telefony, które może obsłużyć ktoś inny   

  • Robienie rzeczy „bo zawsze tak było”, bez sprawdzenia, czy są konieczne   

Te czynności warto wyeliminować, przekierować lub zautomatyzować.  

  

  1. Które działania wspierają doskonalenie placówki, ale są odkładane? (kategoria C)   

Zadania od których zależy długofalowa wartość, ale nie są „pilne” , więc łatwo je zaniedbać:  

  • Analiza jakości świadczeń i procesów w placówce  

  • Spotkania zespołu usprawniające współpracę   

  • Praca nad procedurami i standardami   

  • Szkolenia wewnętrzne lub zewnętrzne podnoszące jakość opieki   

  • Robienie rzeczy „bo zawsze tak było” , bez sprawdzenia, czy są konieczne   

To działania, które w dłuższej perspektywie zwiększą komfort pracy i jakość opieki.   

Identyfikacja i określenie co i w jakim wymiarze pochłania nasz czas to pierwszy krok do podjęcie działań ku zmianie.  
  

Etap 2 - Podejmowanie działań   

Najczęściej nasze przeciążenie wynika z faktu, że większość zadań, które się przed nami piętrzą mają status „ważne i pilne” [A] i są konsekwencją tego, że w tą kategorią wpadają wszystkie zaniedbane lub nieokreślone zadania B, C, D.  

Na przykład: Od dawna wiadomo, że w Przychodni będzie wprowadzany nowy program profilaktyczny, który będzie wymagał spotkań w zespole i konsultacji. Nigdy nie było dobrego czasu na spotkania i były one odwlekane. Aż przyszedł ten moment, kiedy trzeba było wdrożyć program na „już” ryzykując brak komunikacji, frustrację w zespole i często niezadowolonych pacjentów.   

Co i jak można zrobić inaczej?   

Oto kilka praktycznych podpowiedzi:   

  1. Podzielić duży projekt (np. wdrożenie nowego programu zdrowotnego lub nowej usługi) na mniejsze zadania   

  1. Przypisać odpowiedzialności do określonych osób - jasno trzeba określić, kto za co odpowiada oraz ustalić do kiedy.  

  1. Ustalić sposób monitorowania i realizacji – bez zaplanowanego harmonogramu, jest duża szansa na odsuwanie w czasie poszczególnych etapów.  

  1. Zaplanować działania C (te ważne, ale nie pilne) z wyprzedzeniem.  

  1. Trzymać się w sposób elastyczny ustalonego planu i zasad.  

Celem zarządzania sobą w czasie powinna być równowaga pomiędzy A i C oraz maksymalne ograniczenie zadań i czynności z kategorii B i D.   

Kompetencje, które są pomocne w zarządzaniu sobą w czasie asertywność, trzymanie się planu, konsekwencja, dyscyplina oraz komunikacja w zespole.  

  

Podsumowanie: odzyskaj czas, odzyskaj kontrolę   

W placówkach medycznych każda minuta ma znaczenie. Zarządzanie sobą w czasie to nie tylko kwestia organizacji, ale także dobrostanu psychicznego, jakości opieki i zadowolenia pacjentów. Regularna analiza podejmowanych działań i korzystanie z takich narzędzi jak matryca Eisenhowera pozwala nie tylko tworzyć środowisko pracy sprzyjające efektywności i rozwojowi, ale także wspiera kulturę współpracy w zespole

Medyczne

Artykuł

Ostatnia modyfikacja: poniedziałek, 15 września 2025, 15:58

Jak odzyskać czas w realiach POZ? Część II
Baza wiedzy
Bilans 6-latka w pytaniach i odpowiedziach