Kto może zostać kierownikiem?   

Zgodnie z przepisami prawa farmaceutycznego kierownikiem apteki ogólnodostępnej może być farmaceuta, który spełnia łącznie następujące warunki:  

Warto pamiętać o fakcie, że można być kierownikiem tylko jednej apteki ogólnodostępnej, jest też zakazane łączenie tej funkcji z funkcją kierownika punktu aptecznego, apteki szpitalnej oraz z funkcją Osoby Kompetentnej, Osoby Odpowiedzialnej i Osoby Wykwalifikowanej. Jedynym wyjątkiem jest możliwość łączenia funkcji kierownika apteki ogólnodostępnej z funkcją kierownika działu farmacji szpitalnej. Należy jednak uzyskać na to specjalną zgodę wojewódzkiego inspektora farmaceutycznego.  

Zgodnie z interpretacją GIF kierownik, o ile nie jest jednocześnie właścicielem danej apteki, powinien być zatrudniony na pełen etat, przez co rozumiemy 40 godzinny tygodniowy wymiar czasu pracy.  

Czy w razie nieobecności kierownik może mieć zastępstwo?  

Tak, ale tylko w przypadku nieobecności do 30 dni, wyznaczenie zastępstwa do 30 dni jest sprawą wewnętrzną, nie wymagającą informowania instytucji nadzoru.   

W sytuacji gdy kierownika nie będzie w aptece powyżej 30 dni (np. z powodu urlopu macierzyńskiego, bezpłatnego czy przewlekłej choroby) należy wyznaczyć osobę go zastępującą i musi ona spełniać dokładnie takie same wymagania i złożyć właściwe dokumenty w odpowiednich jednostkach (NFZ, WIF, OIA) W tym przypadku kluczowe jest uzyskanie zgody Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego na pełnienie funkcji kierownika apteki przez wskazanego farmaceutę na czas nieobecności. WIF ma 30 dni na złożenie sprzeciwu do wniosku, a jego brak oznacza akceptację. 

Jakich formalności należy dopełnić przy zmianie kierownika apteki ogólnodostępnej?  

Sprawy związane z instytucjami zewnętrznymi  

Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny  

WIF jest organem nadzorującym apteki i niezłożenie w odpowiednim trybie i czasie wniosku o zmianę kierownika może skutkować poważnymi następstwami dla apteki. Art. 88 ust. 2b Prawa farmaceutyczne wskazuje dwa tryby zmiany kierownika – normalny, w przypadku planowanej zmiany i tryb następujący w przypadku zdarzeń losowych, na które apteka nie miała wpływu.   

Zmiana planowana:  

Zmiana na skutek zdarzeń losowych: 

Niezależnie od trybu wymagane jest złożenie kompletu załączników do wniosku i obejmuje on:  

Szczegółowy wykaz dokumentów wraz z formularzami można znaleźć na stronach WIF, mogą nieznacznie różnić się w poszczególnych województwach.  

Okręgowa Izba Aptekarska  

Wojewódzki Inspektora Farmaceutyczny, po otrzymaniu wniosku o zmianę kierownika apteki ogólnodostępnej, zwraca się do właściwej okręgowej rady aptekarskiej o wydanie w terminie 14 dni opinii dotyczącej spełniania przez danego kandydata wskazanych w ustawie warunków pełnienia funkcji kierownika apteki.  

Warto zwrócić uwagę, że od 16 kwietnia 2021 r. rada nie wydaje już tylko rękojmi, ale opinię która obejmuje wszystkie warunki niezbędne do objęcia funkcji kierownika, czyli:  

Zatem w interesie kandydata na stanowisko kierownika jest aby OIA dysponowała jego aktualnymi i pełnymi danymi.    

Pamiętajmy również, że do obowiązków kierownika należy przekazywanie okręgowym izbom aptekarskim danych niezbędnych do prowadzenia rejestru farmaceutów, więc każda zmiana personalna powinna być przekazana do właściwej OIA.  

Narodowy Fundusz Zdrowia  

Zmiana kierownika apteki ogólnodostępnej wymaga również zmiany w umowie z Narodowym Funduszem Zdrowia. Nie dopełnienie tego obowiązku w formie pisemnej, zgodnie z §12 ust.2 umowy na wydawanie refundowanego leku, środka spożywczego specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobu medycznego (zwanej też umową na realizację recept) mogą spowodować unieważnienie tej umowy. W związku z tym podmiot prowadzący aptekę powinien dokonać zmian na portalu NFZ obejmujących: uzupełnienie ewidencji apteki o nowego kierownika, wyrejestrowanie kierownika poprzedniego, wypełnienie i przesłania wniosku elektronicznego o zmianę kierownika, dodać zgłoszenie zmian do umowy (wniosek o aneks). Oprócz zmian na portalu do oddziału NZF należy dostarczyć komplet dokumentów który obejmuje:  

Wzory oświadczeń i wniosków są do pobrania na stronach oddziałów NFZ i mogą się nieznacznie różnić w poszczególnych województwach.   

BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami)  

Każda apteka musi być zarejestrowana w systemie BDO, a od roku 2022 dopuszczalna jest już tylko forma elektroniczna rocznego sprawozdania. Apteka jest zobowiązana do przedstawienia Urzędowi Marszałkowskiemu do 15 marca każdego roku roczne sprawozdanie o wytworzonych odpadach oraz sprawozdanie z nabytych i wydanych toreb objętych opłatą recyklingową. W przypadku gdy kierownik został zobowiązany przez podmiot prowadzący aptekę do składania tych sprawozdań powinien mieć uprawnienia nadane w rejestrze. Dostęp do BDO jest kierownikowi niezbędny dla generowania kart przekazania odpadów (KPO).  

Więcej na ten temat znajdziesz tu: https://www.aptekarska.pl/2022/03/11/zarzadzanie-odpadami-w-aptece/  

Platforma P1  

Konto na platformie P1 należy do apteki i wraz ze zmianą kierownika apteki nie ma potrzeby dokonywania na nim zmian.   

Platforma P2 – aktualizacja danych kierownika:  

Kierownik powinien mieć założone konto do Systemu P2 na potrzeby systemów:  

1. ZSMOPL- Zintegrowany System Monitorowania Obrotu Produktami Leczniczymi  

2. SMK- System Monitorowania Kształcenia  

Konto można założyć za pośrednictwem https://rejestrymedyczne.csioz.gov.pl/. Jeżeli nowy kierownik konto posiada, powinien się na nim zalogować i złożyć wniosek o aktualizację danych kierownika apteki. Z reguły pomaga w tym obsługa informatyczna apteki.   

Przeprowadzenie zmiany wewnątrz apteki – dobre praktyki  

Warto aby prowadzący aptekę wprowadzając nowego kierownika, poinformował o tym fakcie personel apteczny z odpowiednim wyprzedzeniem. Zadbanie o właściwą komunikację ułatwi ten proces i zmiana nie będzie szokiem, dezorganizującym pracę zespołu i wpływającym negatywnie na ich pracę. Warto wiec przeprowadzić taka rozmowę odpowiednio wcześniej tak by nie była ona zaskoczeniem i sytuacją nieprzyjemną a naturalną koleją rzeczy.  

Częstą praktyką jest też przeprowadzanie remanentu asortymentu apteki przy udziale odchodzącego i nowego kierownika. W sytuacji gdy obie strony zgodnie rezygnują z przeprowadzenia całościowego remanentu, dobrą praktyką jest przeprowadzenie remanentu dotyczącego przynajmniej środków psychotropowych i narkotycznych.   

Protokół przekazania apteki powinien ponadto obejmować:  

Protokół powinien zostać podpisany przez odchodzącego i nowego kierownika, może zawierać też podpisy świadków.   

Nowy kierownik obejmując tę funkcję w aptece powinien zapoznać się i zaktualizować dokumentację apteczną. Działania te ułatwi poniższa tabela