Kolejne regulacje i konieczne raporty wywracają pracę kierowników aptek do góry nogami. Czy pamiętacie te czasy, kiedy mogliście pracować spokojnie, przyjąć towar, obsługiwać pacjentów, sprawdzić recepty, złożyć zamówienie. Był wtedy nawet czas na to, żeby porozmawiać z personelem. Nie musieliście wysyłać kolejnych raportów (ZSMOPL), raportować do KOWAL-a przez skanowanie każdego opakowania przy wydawaniu leków pacjentowi, walczyć o deficyty. Kluczowa dla Waszego czasu pracy była też zmiana formy obsługi pacjentów po wejściu e-recepty. Dodatkowo Wasz czas zabiera monitorowanie ciągłych zmian w Prawie Farmaceutycznym i nadążanie za innymi regulacjami prawnymi. 

Czy da się jeszcze wrócić do pracy w takim komforcie jak to było kiedyś, gdy za oknem, na horyzoncie widać już opiekę farmaceutyczną, która znowu będzie wymagała poświęcenia czasu? Poniżej 6 zasad o których przeczytasz w dalszej części artykułu, którymi warto się kierować, aby twoje działania przyniosły więcej efektu: 

Planowanie 

W dzisiejszym, pędzącym bez opamiętania świecie naszym największym problemem jest to, że mamy do zrobienia więcej rzeczy niż czasu, który możemy na nie przeznaczyć. Dodatkowo nakłada się na to efekt pandemii, który w tym przypadku daje nam więcej niż wcześniej możliwości korzystania z różnego rodzaju szkoleń on-line, webinarów, na które… znowu musimy mieć czas. Dlatego niezmiernie ważnym aspektem jest planowanie, które z jednej strony zaspokoi naszą potrzebę uporania się z tematami, które nad nami „wiszą” (zwykle należą już do kategorii pilnych), a z drugiej zapewni nam komfort realizacji różnego rodzaju aktywności, które również wymagają miejsca w naszym kalendarzu. 

Wróćmy do początku, czyli rzeczy pilnych, których przyznajcie sami, nie lubimy. Co zrobić aby było ich jak najmniej, bo to, że zawsze będą jest pewne. Aby odpowiedzieć na to pytanie powinniśmy zastanowić się jaka jest geneza zadań, które nie będąc pilnymi nagle zyskują taki status. Zadania pilne z definicji to te, które mają krótki termin realizacji, może to być, np. poszukiwanie pracownika na zastępstwo w przypadku nagłego L4 naszego pracownika etatowego, czy też poszukiwanie leku deficytowego dla pacjenta, który pojawił się w naszej aptece. Jak widzicie te pilne zadania muszą być wykonane od razu i zawsze powinniśmy mieć na nie przeznaczony czas w naszym planie dnia. 

Inaczej jest w przypadku zadań ważnych, które stają się pilnymi. Takiego przechodzenia zadań między tymi dwiema kategoriami powinniśmy unikać, ponieważ to właśnie odpowiada za naszą frustrację i poczucie braku kontroli nad czasem pracy. Zadanie ważne to takie, które ma długi termin realizacji i to właśnie te zadania powinny wypełniać większość czasu w kalendarzu managera. Zadanie ważne może zabrać nawet miesiąc, a w aptece może to być np. wprowadzenie do apteki receptury w większym wydaniu niż dotychczas lub uruchomienie odbioru zamówień internetowych (np. z Apteline). 

W zarządzaniu swoim czasem pracy kluczowe jest : 

Pomogą w  tym różnego rodzaju planery, zarówno tradycyjne (papierowe – które osobiście uwielbiam), jak i elektroniczne. Obu rodzajów planerów znajdziesz mnóstwo na rynku. Ważne jest abyś wybrał dla siebie taki, który będzie spełniał Twoje oczekiwania i którego będziesz chętnie używać. Kalendarz jest bardzo ważny, jeśli jest przepełniony stajemy się sfrustrowani, a co za tym idzie nieefektywni i niezadowoleni. Dlatego pamiętaj, aby większość Twojego kalendarza była wypełniona zadaniami ważnymi. 

Rozpraszacze, czyli efekt piły 

Piła kojarzy nam się oczywiście i bardzo słusznie z cięciem czegoś – pewnie najczęściej wizualizujemy cięcie gałęzi lub deski. Jak ma się piła do naszego czasu pracy? Otóż w efekcie piły w dużym uproszczeniu chodzi o fakt rozpraszania uwagi. Wyobraźcie sobie sytuację, w której jesteście w trakcie pisania artykułu, tak jak ja teraz, i nagle przychodzi do Wasze dziecko (siedzące w domu na nauczaniu zdalnym) ponieważ ma przerwę i chce Wam powiedzieć tylko jedną, jednak niezmiernie ważną ze swojej perspektywy rzecz. Odrywacie się od pisania, wymieniacie kilka zdań ze swoją pociechą, wracacie do pisania i co….? Okazuje się, że ponowne wejście w zadanie znowu zajmuje cenny czas. 

Badania pokazują, że w ten sposób tracimy nawet do 30% naszego czasu.  Są jednak proste metody na zapobieganie takiemu marnotrawstwu. Jedną z nich jest zamknięcie się w pomieszczeniu, np. w biurze aptecznym i wywieszenie kartki – jestem niedostępna do godziny 13:00. Pamiętaj również o wyciszeniu powiadomień z telefonu, poczty e-mail czy komunikatorów - to one często są cichymi, ale potężnymi rozpraszaczami. Oczywiście zanim wywiesimy taką kartkę powinniśmy wyjaśnić naszemu zespołowi, dlaczego to robimy i jak powinien się w tej sytuacji zachowywać. Wierzcie mi warto przetestować, jest to bardzo skuteczna metoda na zwiększenie swojej efektywności w czasie godzin pracy.